La "légalisation" est la formalité par laquelle une autorité publique certifie avoir vérifié l'identité du ou des signataires d'un acte et sur le fait que l'intéressé ou les intéressés ayant comparu en personne l'agent public peut affirmer que la ou les signatures apposées sur cet acte sont celles de la ou des personnes qui ont comparu. En application de l'article L2122-30 du Code Général des Collectivités Locales, la légalisation est faite par le Maire. A l'étranger, le Décret n° 2007-1205 du 10 août 2007 confie cette tâche aux ambassadeurs et aux chefs de poste consulaire. La légalisation d'un acte sous seing privé lui confère date certaine.
On note un certain flou dans le vocabulaire utilisé par la pratique qui utilise souvent des termes équivalents comme le mot "apostille", ou "certification". L'apostille est la formule prévue par la convention de la Haye du 5 octobre 1961, pour tenir lieu de légalisation d'un acte public. Cette convention supprime l'exigence de légalisation des actes publics étrangers dans les pays dont la liste est tenue à jour par les services du Ministère des Affaires Etrangères. Elle se substitue à la double légalisation obligatoire lorsque les deux Etats ont ratifié cette convention internationale.
Le mot "certification" peut recouvrer des formalités ayant des buts différents, par exemple, le décret 2002-616 relatif au répertoire national des certifications professionnelles, prévoit ainsi que « les diplômes et titres à finalité professionnelle ainsi que les certificats de qualification professionnelle peuvent être enregistrés, à la demande des autorités ou organismes qui les ont créés, après avis de la Commission nationale de la certification professionnelle ». De même il existe une certification des produits industriels et des services. La certification est alors une procédure par laquelle un organisme certificateur, atteste qu'un système d'organisation, un processus industriel, une personne, un produit ou un service est conforme à des exigences spécifiées dans une norme. Il existe aussi une certification touchant à l'origine des produits importés ou exportés. Les douanes des pays étrangers ou les clients de ces pays peuvent exiger que l'origine d'une marchandise soit justifiée par la production d'un certificat d'origine. Le certificat d'origine communautaire est un document douanier authentifié par les Chambres de Commerce et d'Industrie.
