Fiche pratique

Comment et où domicilier votre société ?

Siège social et lieu d’exploitation :

Ils ne coïncident pas nécessairement.

Le lieu d’exploitation est celui où s’exerce l’activité matérielle ou commerciale de la société : usine, magasin de vente, chantier…

Il arrive fréquemment que des sociétés industrielles domicilient leur siège social dans une grande ville et leurs lieux d’exploitation à proximité d’un grand port ou d’une source d’approvisionnement en matières premières, par exemple.

Détermination du siège social :

Il doit être mentionné dans les statuts.

Il détermine :

-          la nationalité de la société ;

-          la loi applicable : ainsi c’est la loi française qui s’applique aux sociétés dont le siège est situé sur le territoire français ;

-          les tribunaux compétents en cas de litige ou de procédure collective ;

-          le lieu de réunion des conseils d’administration et assemblées ;

-          le lieu de conservation des procès-verbaux des décisions ;

-          le lieu où doivent être déposés les documents destinés à l’information des associés ;

-          le lieu où doivent être effectuées les formalités de publicité ;

-          le greffe compétent pour les formalités au registre du commerce : dépôt des comptes… ;

-          l’Etat auquel est rattachée la société en vue d’une reconnaissance par les autres Etats de l’Union européenne.

Nécessité d’un siège social réel :

Le siège social mentionné dans les statuts doit être réel.

Le siège mentionné dans les statuts sera toujours présumé comme étant le siège réel. Il  appartiendra donc à celui qui conteste cette mention de prouver que le siège est fictif.

Le recours à un siège fictif peut être dicté par la volonté de détourner des règles légales ou fiscales. Dans ce cas, on parle même de siège frauduleux.

Lorsqu’il a pu être établi qu’un siège social est fictif, les tiers ont alors le choix entre le siège statutaire et le siège réel, notamment pour poursuivre la société devant le tribunal de l’un ou de l’autre.

Domiciliation temporaire :

La société peut fixer temporairement son siège au domicile de son dirigeant en dépit de toute disposition légale ou contractuelle contraire.

Cette domiciliation temporaire obéit aux conditions suivantes :

-          le dirigeant de la société (c'est à dire par exemples le gérant d'une SNC ou d'une SARL, le président pour la SAS...) doit notifier par écrit et préalablement, son projet de domiciliation temporaire au bailleur, au syndic ou au représentant de l’ensemble immobilier ;

-          la durée de la domiciliation ne peut excéder 5 ans, ni dépasser le terme du droit d’occupation du local ;

-          avant la fin de cette période, la société devra transférer son siège dans de nouveaux locaux dont elle aura la jouissance et qui seront compatibles avec l’activité de la société et informer le greffe du tribunal de commerce de l'immatriculation de ce changement de domiciliation ;

-          cette domiciliation temporaire ne peut entraîner un quelconque changement de l’immeuble, ni l’application du statut des baux commerciaux ;

-          elle ne peut être utilisée que lors de l’immatriculation initiale de la société, ou en cours de vie sociale dans la limite des 5 ans décomptés à partir de l’immatriculation.

Domiciliation permanente

-                            Domiciliation permanente dans un local d’habitation :

Dès lors qu’aucune disposition légale ou contractuelle ne s’y oppose, la société peut fixer ou transférer à tout moment son siège et exercer son activité au domicile de son dirigeant.

-                            Domiciliation permanente collective :

Le siège social sera généralement domicilié dans des locaux d’activité dont la société est propriétaire, locataire ou sous-locataire, mais il peut également être fixé dans des locaux occupés en commun avec d’autres entreprises :

-          filiale utilisant les locaux de la société mère ;

-          société hébergée par une autre ;

-          recours à une entreprise de domiciliation.

Sauf entre filiales et mère, la domiciliation collective nécessite l’établissement d’un contrat de domiciliation qui obéit aux conditions suivantes :

-          être mentionné au registre du commerce et des sociétés ;

-          prévoir une durée minimum de 3 mois renouvelable par tacite reconduction ;

-          la société domiciliataire doit mettre à la disposition de la société domiciliée des locaux assurant la confidentialité nécessaire et permettant aux organes de direction de se réunir régulièrement, ainsi que les prestations nécessaires à la tenue, conservation et consultation des registres et documents prévus par la loi ;

-          la société domiciliée est tenue d’utiliser ces locaux et d’informer son domiciliataire de toute modification touchant son activité, sa forme juridique, son objet ou le nom et le domicile de ses dirigeants. 

Transfert du siège social :

Dans la mesure où elle entraîne la modification des statuts, la décision de transférer le siège doit en principe être prise par l’assemblée générale extraordinaire.

En cas de transfert du siège à l’étranger, il faut même l’accord unanime des associés.

Ce transfert doit être publié. Les formalités diffèrent selon que le transfert a lieu ou pas dans le même ressort.