LE PÉRIMÈTRE DU CONTRÔLE
a. Le champ d’application
Sont concernés tous les contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables dès lors que leur comptabilité est informatisée, à savoir aussi bien les grandes entreprises, banques et assurances, mais aussi les PME.
Sont soumis à contrôle tous les systèmes informatisés comptables, les systèmes de gestion des recettes ou des ventes, et notamment, toutes les caisses enregistreuses, dont les informations, données et traitements concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et à l’élaboration des déclarations obligatoires, ainsi que les systèmes informatisés relatifs au domaine de gestion ou de gestion commerciale (gestion de la production, des achats, des stocks, etc.).
Le contrôle opéré par l’administration fiscale est ciblé sur trois principales composantes du système informatisé :
- les données élémentaires ayant un lien direct ou indirect avec la comptabilité ou les déclarations obligatoires, comme, par exemple, le plan comptable, la table des taux de TVA, le fichier des écritures comptables, le livre-journal, la détermination des coûts de production, d’achat ou de revient, les codes prix, articles ou TVA, etc.
- les traitements réalisés par des moyens automatiques pour permettre l’exploitation des données élémentaires, notamment leur collecte, leur enregistrement, leur modification, leur conservation, leur destruction, etc.
- la documentation relative à la description, à la programmation et à l’exécution des traitements des systèmes d’information.
b. Les règles comptables
La comptabilité informatisée doit être régulière, sincère et probante.
Les obligations comptables de certaines sociétés imposent :
- la tenue des livres comptables (livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire) ;
- l’établissement d’une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables ;
- les pièces justificatives à l’appui de tout enregistrement comptable (factures fournisseur, bons de livraison, bordereaux bancaires, bulletins de salaire, etc.).
Les écritures comptables informatisées doivent avoir un caractère intangible ou irréversible.
Une procédure de validation en trois phases interdit toute modification ou suppression de l’écriture comptable :
1/ Avant la validation comptable de l’écriture (saisie en mode dit brouillard), l’utilisateur peut en modifier tout élément,
2/ Les éléments de l’écriture sont ensuite figés via une fonction du logiciel. L’utilisateur ne peut plus les modifier,
3/ Après la validation comptable de l’écriture, le livre journal de la comptabilité informatisée présente un caractère régulier, sincère et probant.
Pour la mise en œuvre de cette procédure de validation, des conditions doivent être remplies :
- associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative ;
- permettre d’assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité ;
- rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression.
Il existe également une procédure de clôture périodique destinée à figer la chronologie des enregistrements comptables et à garantir leur intangibilité. Tout commerçant doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. La réouverture d’un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptables est interdite.
