I. La participation à distance aux assemblées générales d'actionnaires
Si les statuts de la société le permettent, les actionnaires peuvent participer aux assemblées générales par visioconférence (ce depuis la loi NRE du 15 mai 2001) ou par des moyens de télécommunication (depuis la loi pour la confiance et la modernisation de l'économie du 26 juillet 2005).
Le décret du 11 décembre 2006 identifie désormais les moyens de visioconférence et de télécommunication qui peuvent être utilisés, et énonce les conditions à mettre en œuvre.
1/ Les moyens de visioconférence ou de télécommunication pouvant être utilisés
> L'identification et la participation effective des votants
Pour être valablement utilisés, les moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent permettre une identification des actionnaires et leur participation effective aux assemblées générales.
Aux termes du décret, ces moyens doivent en conséquence :
- transmettre au moins la voix des actionnaires, et
- satisfaire à des caractéristiques techniques permettant une retransmission continue et simultanée des délibérations.
Les actionnaires sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité lorsque les moyens utilisés transmettent la voix et l'image des participants, ou a minima, leur voix (permettant ainsi une identification), et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations, (garantissant une participation effective des actionnaires).
Il ressort du décret du 11 décembre 2006 que les moyens de télécommunication n'imposent pas la transmission de la voix. Ces moyens de télécommunication doivent transmettre a minima la voix des participants (par exemple, dans le cadre d'une conférence téléphonique).
Peuvent aussi être utilisés les moyens de télécommunication qui transmettent non seulement la voix mais aussi l'image (système de visioconférence ; cybercaméras / webcams).
Mais les exigences requises par le décret ne permettent pas d'avoir recours à la télécopie ou aux courriers électroniques lors de la tenue des assemblées.
Les procès-verbaux d'assemblée générale doivent faire état des incidents techniques relatifs soit au procédé de visioconférence, soit à un moyen de télécommunication lorsqu'ils ont perturbé la séance.
2/ La nécessaire adaptation des statuts
> L'existence de dispositions statutaires expresses autorisant le recours à la visioconférence ou des moyens de télécommunication
Le recours à des moyens de visioconférence ou de télécommunication doit être autorisé par les statuts (article L.225-107 du Code de commerce).
Faute de disposition statutaire expresse, il sera nécessaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire (ou mixte à l'occasion de la prochaine assemblée d'approbation des comptes) afin de modifier les statuts existants et permettre d'avoir recours dans le futur à des moyens de télécommunication lors de la tenue des assemblées générales.
