1. La période précontractuelle: définition des besoins et pourparlers
Avant même de choisir un prestataire et d'entrer en pourparlers, l'entreprise cliente devra définir précisément ses besoins: détermination du périmètre du service à externaliser, raisons pour lesquelles elle souhaite recourir à une externalisation (coût, qualité de service, expertise, etc.), le service sera-t-il délocalisé ou maintenu sur le site de l'entreprise, quels sont les personnels affectés par le projet, s'agit-il d'une externalisation temporaire (période de transition) ou à long terme, quels sont les niveaux de performance requis, etc. En matière informatique, un audit des équipements et logiciels concernés par le projet devra être établi (liste des équipements et logiciels, versions, contrats de licence et de maintenance).
Mieux l'entreprise aura défini ses besoins, rédigé un cahier des charges clair et complet et préparé son dossier, mieux elle sera "armée" pour négocier le contrat avec le prestataire retenu. Elle pourra ainsi communiquer efficacement ses besoins et exigences en termes de niveau de performance et de qualité lors de la phase des pourparlers.
