Frais, impôts, indemnités télétravail : l'entreprise doit-elle les prendre en charge ?

Qu'est-ce que le télétravail ? Définition

Le télétravail désigne "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication" (1).

Il permet à un salarié, nouvellement recruté ou en poste, de travailler à distance pour l'employeur. Le travail sera le plus souvent effectué au domicile du salarié, mais peut l'être aussi dans des télécentres, des espaces de co-working, ou de manière nomade.

Enfin, le télétravail peut être effectué de manière permanente, régulière ou occasionnelle.

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L’employeur a-t-il l’obligation de prendre en charge les frais de télétravail ? 

L'employeur a l'obligation de prendre en charge les frais inhérents à l'exercice de l'activité professionnelle (2). 

La mise en place du télétravail peut créer des frais supplémentaires (électricité, forfait internet, gaz) pour les salariés. Les frais découlant de ce travail à distance peuvent être considérés comme des frais professionnels s'ils ont contribué à la réalisation des objectifs dictés dans le contrat de travail.

D'après le guide publié par le ministère chargé du Travail, "l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit”. 

Cependant, l'Accord national interprofessionnel (ANI) de novembre 2020 (3) précise que l'employeur est dans l'obligation de prendre en charge les frais engagés par le salarié dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail.

 Bon à savoir : l'ANI ne trouve plus à s’appliquer si l’entreprise est soumise à un accord collectif qui écarte cette prise en charge de frais.

Les contradictions et le vide législatif peuvent constituer une source d'incertitude.

Néanmoins, la prise en charge des frais engagés par les salariés en télétravail peut être avantageuse pour l'entreprise, car une partie de ces charges est exonérée d’impôt.

Il est donc possible de décider de matérialiser cette prise en charge dans des accords ou chartes sur le télétravail. Il est également recommandé de vérifier si la convention collective applicable à l'entreprise ne prévoit pas des obligations en la matière.

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Comment calculer l'indemnité à verser au salarié en cas de télétravail ? Calcul, montant et exonération, déduction de l'indemnisation

L'employeur peut décider de rembourser les frais liés à l'exercice direct du télétravail. Ces frais peuvent être exclus de l'assiette des cotisations puisqu'ils seront considérés comme des frais professionnels.

En 2024, la limite d’exonération de l’allocation est fixée à un montant maximum de 2,70 euros par jour télétravaillé. Le remboursement peut se faire :

• sur chaque dépense engagée (remboursement des frais réellement engagés) ;
• ou sous la forme du versement d'une indemnité forfaitaire (versement d'une allocation forfaitaire).

L'Urssaf précise que le montant de l'indemnité forfaitaire (non prévue par accord collectif) varie selon le nombre de jours de télétravail réalisés par semaine :

• 10,70 euros par mois et par salarié pour 1 jour de télétravail par semaine ;
• 21,40 euros par mois et par salarié pour 2 jours de télétravail par semaine ;
• 32,10 euros par mois et par salarié pour 3 jours de télétravail par semaine.

Le versement est fait dans la limite mensuelle de 59,40 euros pour les salariés qui travaillent 5 jours ou plus, en télétravail (l'exonération, au-delà de ce montant, est possible mais seulement sur justification).

Quels sont les frais en télétravail qui peuvent être pris en charge par l’employeur ? Exemples

3 catégories de frais peuvent être répertoriées (4) :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel : loyer (montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute), taxe d’habitation, taxe foncière sur les propriétés bâties, taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, charges de copropriété et assurance multirisque habitation ;

• les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique : chauffage et/ou climatisation et électricité. L’évaluation se fait au prorata de ce qui est réellement consommé au titre du local à usage professionnel ;

• les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses : lors d’un achat de mobilier (comme bureau, chaise ergonomique, lampe à bureau, étagères, etc.) par le salarié pour le compte de l’entreprise (le salarié en reste propriétaire), les frais remboursés par l’employeur sont exonérés de cotisations sociales dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur présentation de justificatifs.

L'employeur peut prendre en charge d'autres types de frais à condition de pouvoir démontrer qu'il s'agit de frais professionnels liés au télétravail.

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Comment le salarié doit-il déclarer ses frais engagés au titre du télétravail en 2023 pour ses impôts ?

Du côté du salarié, les frais engagés au titre du télétravail sont susceptibles d'être déductibles de l'impôt sur le revenu.

L'administration fiscale distingue plusieurs situations pour les frais de télétravail au titre de l'année 2023 : 

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