Dépôt des comptes annuels : la marche à suivre

Qu'est-ce qu'un dépôt de comptes annuels des entreprises ? 

Le dépôt des comptes annuels est une obligation juridique qui doit être effectuée tous les ans. Il consiste à déposer les documents juridiques et comptables de l’entreprise.

Plus précisément, lors de la clôture de chaque exercice annuel, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS) pour en garantir la transparence.

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Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ? 

Le dépôt des comptes est obligatoire pour (1) :

• les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL) ;
• les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels ;
• les sociétés par actions (SA, SAS, SASU et SCA) ;
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
• les sociétés d’exercice des professions libérales (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
• les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL) ;
• les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions (2).

Par exception, et sous certaines conditions, les micro-entreprises peuvent déclarer que leurs comptes ne seront pas rendus publics (3). En pratique, elles accompagnent les documents comptables d'une déclaration de confidentialité pour l'ensemble des documents comptables. Toutefois, peuvent toujours avoir accès aux comptes :

• les autorités administratives ;
• les autorités judiciaires ;
• la Banque de France.

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Consultez également cet article : Comment choisir entre la société à responsabilité limitée (SARL, EURL) et la société par actions simplifiée (SAS, SASU) ?

Quels documents faut-il fournir dans le cas d'un dépôt de comptes annuels ?

Plusieurs pièces doivent être produites et déposées en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

• le bilan (actif, passif), le compte de résultat ;
• les annexes ;
• le rapport de gestion (dans les sociétés anonymes, il est établi par le CA ou le directoire) ;
• le procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes ou l'extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise) ;
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

Les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises, à l'exception de celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, ne sont pas tenues d’établir d’annexe (4).

En outre,

• pour les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandite par actions, il faut produire le rapport du conseil de surveillance.

Les sociétés étrangères produisent uniquement un exemplaire des documents comptables publiés dans l’Etat où elles ont leur siège.

Les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer au greffe, en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

• les comptes consolidés ;
• le rapport sur la gestion du groupe ;
• le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés.

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Comment déposer les comptes annuels en 2024 et où le faire ? Par qui le dépôt doit-il être effectué ?

Le dépôt des comptes annuels s’effectue en ligne, sur le guichet unique des entreprises. Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont votre entreprise dépend.

Si le dépôt dématérialisé se fait uniquement sur le guichet unique, le dépôt papier des comptes annuels est toujours possible auprès du greffe, conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce.

Bon à savoir :

Afin de faciliter la démarche en ligne, il est recommandé au déclarant de préparer son dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire il se trouve au vu de la forme juridique de son entreprise.

Le dépôt de comptes annuels sur le guichet unique comporte plusieurs étapes :

• le déclarant doit tout d’abord préciser la nature du dépôt qu’il entend effectuer (comptes relatifs à une entreprise ou à un groupe) et s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif ;
• en cas de dépôt électronique, celui-ci est finalement validé par le greffe lorsqu'il a constaté que l'envoi est complet et régulier. Un certificat est ensuite adressé au déclarant (5).

Quels sont les délais pour déposer les comptes annuels au guichet unique ?

Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social. Ensuite, le dépôt des comptes doit se faire dans des délais stricts (6).

En effet, à compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d’un délai de 1 mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. 

Exemple :

Dans le cas d’une clôture au 31 décembre d'une année N, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l'année N+1.

Le dépôt au greffe des comptes annuels se fait dans le délai de 2 mois suivant l’approbation par l’assemblée générale, lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique.

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Quel est le coût du dépôt des comptes annuels et comment obtenir un suivi en ligne ?

Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre National des Entreprises (RNE). Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) (7).

En cas d’irrégularité du dépôt ou du rejet du greffe, une notification est adressée à l’entreprise.

Le dépôt des comptes annuels sur le guichet unique est gratuit. Si des frais sont demandés, ils sont liés aux frais de greffe et de publication au BODACC. Leurs montant sera précisé au moment du paiement.

Il vous faut ensuite signer le dépôt des comptes annuels, en ligne, sur le site du guichet unique. Pour cela, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur.

Enfin, vous pouvez depuis le tableau de bord accessible sur la page d’accueil du guichet unique, accéder à l’ensemble des formalités et actions effectuées.

Bon à savoir :

Le guichet électronique des formalités d’entreprises est un portail internet sécurisé, auprès duquel toute entreprise est tenue de déclarer sa création, la modification de sa situation, la cessation de ses activités et peut déposer ses comptes annuels.

Quelles sont les sanctions possibles en cas de non-respect du dépôt des comptes annuels au greffe ?

A la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du tribunal de commerce (statuant en référé) peut reconnaître la responsabilité des dirigeants de société et leur enjoindre de procéder au dépôt des comptes annuels sous astreinte (8).

Le président peut, à cette même fin, désigner un mandataire chargé d'effectuer ces formalités.

Si son injonction n'est pas suivie d'effet, il peut en obtenir communication, par les commissaires aux comptes, les membres et représentants syndicaux, les administrations publiques, les organismes de sécurité et de prévoyance sociales, etc (9).

A défaut, l'absence de dépôt est sanctionnée par une amende de cinquième classe, soit 1.500 euros sinon 3.000 euros en cas de récidive (10).